Casi con seguridad hay un miembro de su iglesia ahora mismo que pasó por una semana difícil y usted aún no lo sabe. Tal vez fue un despido. Tal vez un aborto espontáneo. Tal vez el tipo de dolor privado y silencioso que no llega a la cadena de oración. Vinieron el domingo. Asintieron cuando preguntó cómo estaban. Se fueron.
En dos domingos no estarán de vuelta. En seis domingos alguien dirá "oye, ¿has visto a los Williams últimamente?" y alguien más dirá "creo que se mudaron." No se mudaron. Se escabulleron.
Crecí viendo a mis padres intentar recordar a todos en su iglesia. En algún momento no se puede. Eso no es un defecto de carácter, y no es una falta de amor. Es un hecho cognitivo que aparece en cada grupo humano. Este artículo trata sobre qué hacer al respecto.
El argumento es simple: la mayoría de las iglesias intentan cuidar de todos por igual, se dan cuenta de que no está funcionando entre 150 y 250 miembros, y luego o se reducen agotando al pastor, o pasan años sintiéndose culpables por miembros a los que están fallando. Hay una tercera opción. No es una nueva virtud. Es un mejor sistema.
La investigación que nadie aplica al cuidado de miembros
En 2020, los investigadores Bretherton y Dunbar publicaron un artículo en el Archive for the Psychology of Religion titulado "El número de Dunbar va a la iglesia." Robin Dunbar es el psicólogo evolutivo que estableció que los humanos pueden mantener aproximadamente 150 relaciones estables a la vez. El artículo analizó específicamente qué sucede cuando las congregaciones cruzan ese umbral.
Lo que encontraron no fue sorprendente pero es ampliamente ignorado. Las iglesias que crecen más allá de 150 miembros experimentan las mismas tensiones estructurales y fragmentación relacional que cada otro grupo humano experimenta a ese tamaño. No es un problema espiritual. Es un problema de capacidad cognitiva. El pastor que puede conocer genuinamente a 120 personas no puede conocer genuinamente a 280 personas sin importar cuánto tiempo invierta.
Carey Nieuwhof nombra el mismo umbral desde el lado ministerial. Su observación es que las iglesias a menudo crecen a aproximadamente 200 personas con base en la fuerza del cuidado personal del pastor, luego se estancan porque el pastor ya no puede satisfacer personalmente las expectativas de cuidado que la iglesia ha construido alrededor de él. Cita datos de Barna que muestran que el 60% de las iglesias protestantes en EE. UU. tienen menos de 100 adultos asistiendo y solo el 2% supera las 1,000. La mayoría de las iglesias nunca atraviesan el techo del cuidado pastoral.
Y aquí está lo que eso cuesta por el lado del miembro. LifeWay Research ha encontrado que el 29% de los jóvenes de 18 a 22 años que abandonan la iglesia citan "ya no sentirse conectados con las personas de su iglesia" como una razón específica por la que dejaron de asistir. No es la razón principal, pero está entre las tres primeras, y es la única que un sistema de cuidado de miembros puede abordar directamente.
El problema no es que a los pastores no les importe lo suficiente. Es que el sistema de cuidado que la mayoría de las iglesias ejecutan fue diseñado para una congregación de 80 a 150 y no ha sido rediseñado para los 300 o 500 que realmente tienen.
El modelo de cuidado de cuatro niveles
En lugar de una lista plana de cuidado, divida a sus miembros en cuatro niveles según la necesidad actual. Cada nivel tiene una intensidad de cuidado diferente, un responsable diferente y una cadencia diferente.
Nivel 1: Crisis. Miembros en emergencia pastoral activa. Ingreso hospitalario, muerte en la familia, crisis matrimonial, crisis de salud mental, pérdida de trabajo, lucha espiritual aguda. Típicamente del 1% al 3% de la congregación en cualquier momento dado. El cuidado es de alta intensidad, corta duración, y pertenece al personal y a los ancianos. El objetivo no es la gestión a largo plazo. Es presentarse ahora, visiblemente, con ayuda concreta.
Nivel 2: Transición. Miembros que atraviesan un cambio importante de vida que aún no es crisis pero merece cuidado proactivo: nuevo bebé, nuevo matrimonio, consecuencias de un divorcio, duelo reciente, gran cambio de trabajo, mudanza, nuevo diagnóstico, padre mayor. Típicamente del 5% al 10% de la congregación. El cuidado es de intensidad media, de varios meses, y se comparte entre el personal y líderes laicos capacitados. El objetivo es el seguimiento durante semanas, no una sola visita.
Nivel 3: Comprometido. Miembros que están presentes regularmente, en un grupo pequeño, sirviendo en algún lugar, y no tienen necesidades marcadas. Este es el nivel más grande, generalmente del 50% al 70% de los asistentes activos. El cuidado primario aquí no es pastoral. Es el líder del grupo pequeño, el líder del equipo de servicio y las amistades que el miembro ya tiene. La atención del personal es periódica, no continua. El objetivo es detectar cambios en el patrón antes de que se conviertan en nivel 2 o nivel 1.
Nivel 4: Desviado o desconocido. Miembros que han faltado tres o más domingos, nuevos visitantes que no han sido contactados dentro de las primeras dos semanas, miembros cuyo patrón de ofrendas o servicio acaba de caer, personas cuyo grupo pequeño ha dejado de reunirse, o asistentes a quienes la iglesia nunca ha conectado exitosamente con alguien. Típicamente del 10% al 25% de la congregación nombrada, dependiendo de qué tan honesto sea el conteo. El cuidado aquí es alcance, no pastoreo. Un contacto breve, específico y afectuoso: "nos dimos cuenta, estamos pensando en usted, ¿está todo bien, podemos hacer algo?" El objetivo es traerlos de vuelta al cuidado activo o descubrir que realmente se han ido, para que la lista sea precisa.
Tres cosas sobre este modelo que vale la pena nombrar.
Primero, cada miembro está exactamente en un nivel en cualquier momento dado, y los miembros se mueven entre niveles constantemente. Un miembro de nivel 3 cuya madre muere se convierte en nivel 1 por una semana y nivel 2 por seis meses. Todo el punto es que el modelo reconoce este movimiento.
Segundo, no necesita consenso en la junta de ancianos para comenzar a usarlo. Puede clasificar a sus asistentes esta noche en una hoja de cálculo. El modelo es una herramienta de pensamiento. La estructura viene de usarlo.
Tercero, nadie está en el nivel 3 por defecto. Solo coloca a alguien en el nivel 3 cuando puede verificar que está conectado con un líder de grupo pequeño, un equipo de servicio o un amigo nombrado en la iglesia. Si no puede verificar eso, pertenecen al nivel 4 hasta que alguien haga la conexión. Esta es la regla que expone cuántos miembros está cuidando realmente su iglesia versus asumir que está cuidando.
Diez desencadenantes que sacan a la luz a la persona correcta en el momento correcto
Un sistema de cuidado es tan bueno como sus desencadenantes. Aquí están los diez que cubren aproximadamente el 90% de los momentos en que alguien necesita atención y la mayoría de las iglesias pasan por alto.
- Tres domingos consecutivos perdidos por un asistente regular. La única señal de deriva más confiable. Si solo observa un desencadenante, observe este.
- Caída en el patrón de ofrendas. Un donante recurrente cuya ofrenda no llegó cuando se esperaba. Esto es sensible y debe manejarse con cuidado, pero la ausencia de una ofrenda esperada es a menudo la primera señal visible de que algo cambió en la vida de la familia. No siempre financiero.
- Cambio en el patrón de servicio. Un voluntario que canceló dos turnos seguidos o dejó de responder al horario de servicio. Una señal de que o su capacidad cambió o su compromiso lo hizo.
- Ausencia en el grupo pequeño. Alguien que estaba consistentemente en el grupo y ha faltado a tres o más reuniones. A menudo detecta la deriva antes que la asistencia dominical, porque los grupos pequeños se dan cuenta antes que los servicios.
- Ingreso hospitalario o médico. Usualmente llega a través de un familiar o la cadena de oración. El trabajo del sistema es asegurarse de que se registre y enrute, no solo que se escuche.
- Duelo. Una muerte en la familia es el desencadenante más predictivo de desconexión a largo plazo si el cuidado no se sostiene más allá de la semana dos. La mayoría de las iglesias hacen bien la semana uno. Muy pocas hacen bien los meses tres al doce.
- Transición importante de vida. Matrimonio, nacimiento, divorcio, cambio de trabajo, mudanza. Usualmente voluntariada por el miembro, pero a menudo solo de pasada. El sistema tiene que capturar la mención de pasada y convertirla en un seguimiento programado.
- Tarjeta de conexión entregada sin seguimiento en 48 horas. Esta es la falla de cuidado más vergonzosa que tienen la mayoría de las iglesias. Un visitante por primera vez llenó una tarjeta y nadie llamó. Si su tasa actual de seguimiento en tarjetas de conexión de primera vez está por debajo del 80% dentro de las 48 horas, tiene un problema de sistema, no un problema de don pastoral.
- Visitante por primera vez en la semana dos. Si un visitante regresó por segunda vez y no ha sido contactado personalmente entre esas visitas, está a punto de perderlo para la semana tres.
- Cualquier miembro cuya suposición de nivel 3 no pueda verificarse. La verificación aquí es simple: nombre al líder del grupo pequeño, al líder del equipo de servicio o al amigo en la iglesia que notaría si esta persona faltara un mes. Si no puede nombrar a nadie, pertenece al nivel 4 y necesita alcance esta semana.
Los desencadenantes son la capa operacional. El modelo por niveles es la capa estratégica. Ninguno funciona sin el otro.
Quién cuida de quién
La trampa en la que caen la mayoría de las iglesias es centralizar cada desencadenante en la cabeza del pastor principal. Ese es el techo. Aquí hay una división más limpia.
El nivel de crisis (1) pertenece al personal y a los ancianos. Este es el nivel donde la presencia del pastor importa más y es menos delegable.
El nivel de transición (2) se comparte. El personal maneja el alcance inicial. Un líder laico capacitado (a menudo el líder del grupo pequeño o un miembro designado del equipo de cuidado) maneja el seguimiento de varias semanas. El personal verifica en las semanas dos, seis y doce.
El nivel comprometido (3) pertenece a los líderes de grupos pequeños, a los líderes de equipos de servicio y a las amistades entre pares. El único trabajo del pastor aquí es asegurarse de que cada miembro de nivel 3 esté realmente en una de esas estructuras relacionales, y sacar a la luz a las personas que se han deslizado hacia el nivel 4.
El nivel de desviados (4) pertenece a un equipo dedicado de alcance, no al pastor solo. Típicamente son de tres a cinco personas que se reúnen semanalmente para trabajar una lista. Un equipo de cuidado dirigido por laicos puede absolutamente manejar esto. Probablemente es el rol de voluntariado más valioso en una iglesia de más de 250 miembros.
Si mapea su trabajo actual de cuidado contra esos cuatro responsables, la mayoría de las iglesias descubren que los niveles 3 y 4 no tienen responsable asignado en absoluto. Esa es la brecha.
El ritmo semanal de cuidado
Nada de esto funciona sin un único ritmo semanal que convierta los desencadenantes en acción.
La reunión es de treinta a cuarenta y cinco minutos, idealmente lunes o martes por la mañana. Un miembro del personal (a menudo un pastor ejecutivo, pastor de cuidado o líder de operaciones) abre una lista de todos los marcados por los desencadenantes de la semana: interrupciones de asistencia, cambios en las ofrendas, cambios en el servicio, notas pastorales, cola de seguimiento de visitantes, elementos de la cadena de oración. El trabajo del equipo es decidir tres cosas para cada persona: en qué nivel están esta semana, quién va a contactarlos y para cuándo.
Eso es todo. Sin sesión de estrategia. Sin larga lista de oración. Una lista corta y enfocada de decisiones. La lista se distribuye a las personas responsables de los contactos. La reunión de la próxima semana comienza con "¿se hicieron los contactos de la semana pasada?" Si no se hicieron, eso es lo primero que hay que arreglar.
Las iglesias que no pueden sostener una reunión semanal de cuidado de treinta minutos no sostendrán ningún sistema de cuidado más grande. Comience aquí antes de comprar una herramienta, contratar a un director de cuidado o escribir un documento de filosofía de cuidado.
En qué ayudan las buenas herramientas
En algún momento la hoja de cálculo se rompe. Cuando lo hace, lo que realmente necesita de una herramienta es estrecho: detección automática de desencadenantes (ausencia, ofrendas, servicio) en un solo lugar; una forma de enrutar a los miembros marcados a responsables específicos de cuidado; y un registro de seguimiento para que la próxima persona en el rol pueda ver qué pasó.
La mayoría de las plataformas de gestión de iglesia lo llevan parte del camino. Planning Center tiene un seguimiento sólido de grupos pequeños y asistencia pero deja las ofrendas y las notas pastorales en productos separados. Breeze y Tithely manejan asistencia y ofrendas en un solo lugar pero no marcan desencadenantes automáticamente. Subsplash agrupa la aplicación de la iglesia encima. Flowbudd es la opción que intenta unificar asistencia, ofrendas, grupos y notas pastorales en una sola vista, con desencadenantes automatizados que muestran quién necesita contacto. Ninguna herramienta única es la respuesta completa, y el ritmo semanal y el modelo por niveles importan más que el software.
La pregunta para hacer a cualquier plataforma en una demostración: "muéstreme la pantalla que un pastor de cuidado abre el lunes por la mañana para ver quién necesita atención esta semana." Si la respuesta es "ejecutaría estos cuatro reportes y los cruzaría," la herramienta aún no hace lo que un sistema de cuidado necesita. Si la respuesta es "aquí está la única pantalla," está en la categoría correcta de producto.
Cómo implementar esto en cuatro semanas
Semana uno. Saque una lista de cada asistente nombrado. Clasifíquelos en los cuatro niveles honestamente. Espere que del 10% al 25% termine en el nivel 4 la primera vez que hace esto. Eso es normal.
Semana dos. Defina los diez desencadenantes para su contexto. Decida dónde vive cada desencadenante hoy (¿hay una fuente actual de verdad para asistencia, ofrendas, servicio?) y asigne un responsable semanal para cada uno.
Semana tres. Ejecute su primera reunión semanal de cuidado. Manténgala corta. Mantenga el resultado estrecho: una lista de contactos con responsables y fechas límite.
Semana cuatro. Revise qué pasó realmente. ¿Cuántos de los contactos se hicieron? ¿Qué desencadenantes sacaron a la luz a personas que no esperaba? ¿Dónde está ciego el sistema actual? Ajuste desde allí.
La meta al final de cuatro semanas no es un sistema perfecto. Es un ritmo sostenible, una clasificación honesta por niveles y un entendimiento compartido de quién es responsable de qué. Eso es más de lo que el 90% de las iglesias de más de 250 miembros tienen actualmente.
El punto
El cuidado de miembros a escala no es un problema de disciplina espiritual. Es un problema de diseño. Las iglesias que lo hacen bien no son las que tienen pastores más amorosos. Son las que aceptaron que una persona no puede conocer a 400 personas por igual, construyeron un sistema que distribuye el cuidado entre niveles y responsables, y se dieron permiso para ejecutarlo cada semana. El trabajo del pastor en ese sistema no es hacer todo el cuidado. Es asegurarse de que el sistema atrape a todos.
Obtenga la hoja de trabajo
¿Quiere los diez desencadenantes de este artículo como una hoja de trabajo imprimible con una columna para "¿cómo detectamos esto hoy?" y "¿quién es responsable del seguimiento?" Descárguela aquí.
Para el contexto más amplio sobre por qué un solo pastor no puede mantener una operación unida a escala, lea El agotamiento pastoral no es un problema personal, es un problema de sistemas y Cómo gestionar una iglesia grande con un equipo pequeño.
Sobre el autor
Daniel Olaleye es el fundador de Flowbudd, la plataforma integral de gestión de iglesia. Ingeniero de software, ex contador de iglesia e hijo de pastor, escribe sobre el lado operacional del ministerio que los pastores sienten pero que la mayoría de los medios de liderazgo de iglesia ignoran. Contáctelo en founder@flowbudd.com.
