Abra cualquier herramienta importante de gestión de voluntarios para iglesias y mire la pantalla principal. Verá una cuadrícula. Las filas son horarios de servicio. Las columnas son posiciones: recibidor, registro, voces de adoración, líder de guardería. Las casillas son cajas vacías esperando nombres.
La interfaz es una declaración de principios. Le dice lo que el software piensa que es el voluntariado. Es un problema de cobertura. Su trabajo es llenar las casillas. Cuando todas las casillas están en verde, terminó.
Creo que este es el error de diseño más grande en el software para iglesias, y creo que se esconde a plena vista porque todos nos hemos acostumbrado a él.
La mayoría de las herramientas de gestión de iglesia tratan la gestión de voluntarios como un problema de programación. No es, principalmente, un problema de programación. Es un problema de discipulado que resulta requerir programación como una de sus mecánicas.
El error está en el enfoque, no en las funcionalidades
Cada herramienta importante de gestión de voluntarios que he usado (Planning Center Services, el programador de Tithely/Breeze y algunas otras) está construida alrededor de la misma metáfora central: una cuadrícula de casillas para llenar. La acción principal es "asignar". La métrica principal es la cobertura. El usuario principal es el programador.
Esto no está mal, exactamente. Sí hay que llenar las casillas. Alguien tiene que estar en la guardería a las 9 AM. Una iglesia que ignora la dimensión de programación se convierte en una iglesia donde la gente no se presenta.
Pero la dimensión de programación es la superficie. Debajo, el voluntariado en una iglesia es algo distinto al voluntariado en un banco de alimentos o un teatro comunitario. Es una de las principales formas en que un miembro se mantiene conectado al cuerpo. Es como se descubren los dones. Es una relación de discipulado que se expresa a través de un sistema de programación, no al revés.
Cuando el software trata la superficie como si fuera la totalidad, se desencadenan tres problemas. Y como son estructurales, no hay pulido de funcionalidades por encima del mismo enfoque que los arregle de verdad.
Problema 1: la cuadrícula optimiza al usuario equivocado
La cuadrícula de programación es una herramienta para el administrador. Los nombres van en las casillas. Las vacantes aparecen en rojo. El modelo mental es "tengo 14 posiciones abiertas. ¿Quién las llena?"
La persona cuya vida y formación son moldeadas por servir no es el administrador. Es el voluntario.
Si comenzara el diseño desde el punto de vista del voluntario, la pantalla principal sería completamente diferente. No vería una cuadrícula. Vería una persona. ¿Cuál es el ritmo de esta persona? ¿En qué etapa de la vida está? ¿Hacia dónde está creciendo? ¿Cuándo sirvió por última vez con un equipo que amaba? ¿Está solo los domingos o sobrecargado de compromisos?
La mayoría de las herramientas no muestra nada de esto de una forma que moldee el horario. A una persona de treinta años que acaba de tener un bebé la asignan al montaje de las 7 AM porque la casilla está abierta. A un líder que ha estado en el equipo de tecnología durante tres años lo siguen colocando ahí porque el sistema sabe que es bueno en eso, no porque siga siendo bueno para él.
Empezar desde la casilla produce cobertura. Empezar desde la persona produce discípulos que además cubren las casillas.
Problema 2: las vacantes se tratan como emergencias en vez de como señales
Cada herramienta de programación le alerta cuando le falta personal. ¿Un voluntario se retiró? Bandera roja. ¿Dos sin confirmar para el domingo? Bandera amarilla. El coordinador recibe una notificación, empieza a enviar mensajes, la vacante se llena.
Considere lo que la alerta realmente le está diciendo. Un voluntario que dijo que sí se retiró. Un regular que solía confirmar los lunes está en silencio el jueves. Casi siempre, eso es una señal pastoral antes de ser una señal de personal. Algo cambió en la vida de esta persona. El matrimonio está tenso. El trabajo cambió. Su hijo comenzó terapia. Su fe está tambaleando. El recordatorio perdido es la primera señal de algo más grande que alguien en la iglesia debería conocer.
Pero la herramienta dirige la vacante al programador. Trata al voluntario que desaparece como un problema a resolver encontrando un reemplazo, no como una persona a quien cuidar. Con el tiempo, la iglesia se vuelve muy buena en llenar vacantes más rápido. Que es lo contrario de lo que debería estar optimizando.
El software no se equivoca al mostrar la vacante. Se equivoca en quién debería verla primero.
Problema 3: nadie está observando la curva de abandono
LifeWay Research encontró que el 86% de los asistentes a la iglesia dice que quiere servir en su comunidad. Solo el 30% realmente lo hizo el año anterior. Ese es el número más importante en esta conversación.
Significa que el problema de voluntarios que la mayoría de las iglesias está resolviendo es el equivocado. No tiene un problema de reclutamiento. Tiene un problema de retención y movilización. Hay personas en sus bancas que dirían que sí si se les pidiera, se quedarían si recibieran apoyo y crecerían si fueran pastoreadas.
La cuadrícula no le ayuda a ver a ninguna de ellas. Muestra quién está programado este domingo. No muestra quién solía servir y se alejó. No señala al miembro que dijo que sí hace cuatro meses y silenciosamente ha dejado de responder. No le dice que la mamá de 42 años que sirvió durante tres años pasó de semanal a mensual a nada, y va camino a "se fue".
Las herramientas en este espacio tratan los datos de voluntarios como datos de programación: en tiempo presente, hacia el futuro, operacionales. Casi ninguna los trata como datos de discipulado: longitudinales, relacionales, pastorales. Ahí es donde realmente está el trabajo de diseño pendiente.
Lo que las herramientas existentes hacen bien
Nada de esto significa que las herramientas existentes sean malas. El programador de Planning Center está genuinamente bien construido. Tithely maneja lo básico a un precio justo. Cada herramienta importante puede cubrir un domingo. Ese era el problema de primer orden, y lo resolvieron.
Construir un programador es abordable. Construir software que muestre señales pastorales, rastree arcos de crecimiento y trate el voluntariado como formación es más difícil. Requiere un modelo de datos diferente, suposiciones diferentes sobre para qué es el software y un tipo de confianza diferente por parte de la iglesia que lo usa. La mayoría de la industria aún no ha llegado ahí. Algunos de nosotros lo estamos intentando.
Cómo se ve hacerlo bien
No es una lista de funcionalidades. Cuatro principios.
Inicie cada vista de voluntarios desde la persona, no desde la casilla. Una cuadrícula de programación viene después de una buena base de datos de personas. No antes. Si su herramienta abre con una cuadrícula por defecto, le está diciendo lo que valora.
Dirija las señales a los seres humanos correctos. Cuando un regular da un segundo "no puedo" seguido, el pastor debería saberlo antes que el programador. Un mensaje de la persona correcta en el momento correcto puede salvar una relación que la iglesia habría perdido silenciosamente de otra forma.
Mida los arcos de crecimiento, no solo la cobertura. Los datos más útiles que una iglesia tiene sobre sus voluntarios son la trayectoria, no la foto del momento. Las herramientas que no pueden mostrar "Sara ha pasado de semanal a mensual a nada en el último año" están perdiendo lo que realmente importa.
Trate el servir como formación. El objetivo no es un domingo totalmente cubierto. El objetivo es una iglesia de personas que han encontrado su lugar, han usado sus dones y han crecido en el proceso. Cubra el domingo, sí. Pero cúbralo como subproducto de algo más profundo, no como el punto central.
Si este enfoque resuena, gran parte de la solución está disponible sin cambiar de software. Comience desde la persona en su revisión semanal. Escale las respuestas de "no puedo servir" de dos veces seguidas al pastor, no solo al coordinador. Saque un reporte trimestral de abandono manualmente. La mayor parte del cambio está en el flujo de trabajo, no en la herramienta. Para la versión más profunda de todo esto, nuestra guía de mejores prácticas de gestión de voluntarios de iglesia expone el sistema operativo.
Una nota final
Estoy escribiendo esto como fundador de una plataforma de gestión de iglesia, así que el sesgo es evidente. Lo que realmente creo es que la próxima generación de software para iglesias tendrá que tomar en serio el enfoque de discipulado primero, o seguirá produciendo la misma frustración silenciosa que todo administrador y pastor con quien hablo ya siente.
El software se pondrá al día eventualmente. El pensamiento es la parte que importa ahora. Una iglesia que pastorea bien a sus voluntarios con una herramienta imperfecta siempre le ganará a una que los organiza eficientemente con una perfecta.
Acerca del autor Daniel Olaleye es el fundador de Flowbudd, la plataforma integral de gestión de iglesia. Creció en una familia de iglesia y construye software para devolverles a los pastores su semana. Puede contactarlo en founder@flowbudd.com.
